BMF-Schreiben zu den GoBD neu gefasst: Verstärkte Durchsetzung bisheriger und neuer Anforderungen
Erweiterung der Dokumentationspflichten
Mit der Veröffentlichung des neuen BMF-Schreibens wurden für die Unternehmen die Dokumentationspflichten im Zusammenhang mit den eingesetzten IT-Systemen nochmals erweitert bzw. die Ausführungen der Finanzverwaltung an den aktuellen Stand der Technik angepasst. Es ist davon auszugehen, dass diese Ausweitung der Dokumentationspflichten zum Gegenstand zukünftiger (digitaler) Betriebsprüfungen werden wird; auf diesen Artikel wird verwiesen. Im Rahmen solcher Betriebsprüfungen ist mit Anforderungen von Unterlagen zu rechnen, die über den bisherigen Datenzugriff deutlich hinausgehen. Nachfolgend werden einzelne wichtige Aspekte der im Rahmen des BMF-Schreibens veröffentlichten Dokumentationspflichten vertieft.
Berücksichtigung technischer Entwicklungen (Cloud-Lösungen etc.)
Es ist aus Sicht der Finanzverwaltung (u.E. zutreffend) irrelevant, ob die eingesetzten Datenverarbeitungssysteme in einer Eigentums- oder via Cloud-Lösung betrieben werden. Eine Vereinfachungsregelung sieht nun vor, wonach Belege (z.B. im Rahmen von Dienstreisen im Ausland) vor Ort „direkt“ via Smartphone abfotografiert werden können. Aufgrund dieser Klarstellung wurde eine offene Frage aus dem BMF-Schreiben vom 14.11.2014 beseitigt und nun für eine Vielzahl von Unternehmen Rechtssicherheit geschaffen.
Verfahrensdokumentation
Nachdem die Finanzverwaltung bereits in den letzten Jahren die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation im Rahmen verschiedener Rechtsänderungen (z.B. AEAO zu § 153 AO) immer wieder diskutiert bzw. gefordert hat, ist aufgrund der Mehrung aktueller Praxisfälle diesem Teilaspekt vermehrt Beachtung zu widmen.
So hatten beispielsweise Energieversorgungsunternehmen auf der Grundlage einer Spezialvorschrift bereits bis zum 31.3.2019 ihre Verfahrensdokumentation zur Strom- und Energiesteuer beim zuständigen Hauptzollamt einzureichen. Für alle anderen Unternehmen ergibt sich diese Verpflichtung aus Tz. 151 ff. des BMF-Schreibens. Zwar waren diese Vorgaben auch im bisherigen Schreiben enthalten, jedoch sollen die Anforderungen an die Verfahrensdokumentation über die im Unternehmen eingesetzten Datenverarbeitungssysteme nun durchgesetzt werden.
Der Umfang der zu dokumentierenden Systeme ist groß: Neben den Programmen für die Finanzbuchhaltung sind in den Unternehmen regelmäßig viele Vorsysteme im Einsatz (z.B. Warenwirtschaft, Personalabrechnung, Faktura- oder Bestellwesen etc.), die ebenfalls eine große Bedeutung für die Begründung und den Ausweis von Positionen im Jahresabschluss haben. Um den Vorstellungen der Finanzverwaltung zu entsprechen, sind hierbei
- die eingesetzten Programme,
- die Funktion (ggf. die eingesetzten Schnittstellen) sowie
- deren Verbindung und Bedeutung für den Jahresabschluss
zu dokumentieren. Gleiches gilt auch für den jeweiligen Datenfluss und damit verbundene Weiterverarbeitungen.
Hinweis: Im Rahmen von Betriebsprüfungen erfolgen vermehrt Anfragen zur Funktionalität der eingesetzten IT-Systeme, zu vorhandenen Schnittstellen und zu vorliegenden Dokumentationen. Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentationen bestimmt sich danach, was zum Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist.
Empfehlung: Da fehlende Dokumentationen und nicht erklärbare „Datenverluste“ im Rahmen der eingesetzten Kassen- und Rechnungswesensysteme eine Hinzuschätzung von Besteuerungsgrundlagen durch die Finanzverwaltung rechtfertigen können, ist eine aktive Auseinandersetzung mit den nun von der Finanzverwaltung geforderten Dokumentationspflichten unerlässlich.