Neue Mitteilungspflichten: Das Transparenzregister wird zum Vollregister

Das Ende Juni verabschiedete Transparenz- und Informationsgesetz (TraFinG) ist am 1.8.2021 in Kraft getreten. Hiermit wird das Transparenzregister zu einem Vollregister umgewandelt. Bereits in einem vorherigen Artikel hatten wir über das Gesetzgebungsverfahren berichtet. Aufgrund der hohen Bedeutung für die Praxis und der Notwendigkeit, zeitnah einen Prozess für die Erfüllung der Mitteilungspflichten einzurichten, greifen wir das Thema nochmals im Überblick auf und beschreiben insbesondere den aktuellen Handlungsbedarf.

Achtung: Ersatzloser Wegfall der Mitteilungsfiktion

Bisher sah die sog. „Mitteilungsfiktion“ vor, dass Gesellschaften keine Mitteilung zum Transparenzregister veranlassen mussten, wenn sich sämtliche erforderlichen Angaben aus öffentlichen Registern (z.B. dem Handelsregister) elektronisch ergaben. Nunmehr fällt die Mitteilungsfiktion ersatzlos weg. Ob bereits Informationen zu den wirtschaftlich Berechtigten in anderen öffentlichen Registern vorliegen, ist nicht mehr relevant.

Dies führt zukünftig zu einem Nebeneinander des Transparenzregisters mit den bestehenden öffentlichen Registern. Im Klartext bedeutet dies, dass zukünftig sämtliche deutsche Gesellschaften zur fortlaufenden Mitteilung ihrer wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister verpflichtet sind.

Hinweis: Aufgrund dieser Änderungen sehen sich deutschlandweit ca. 1,9 Mio. Rechtseinheiten zur Vornahme einer erstmaligen Mitteilung zum Transparenzregister verpflichtet. Dies gilt auch für Gesellschaften, die tatsächlich über keinen wirtschaftlich Berechtigten verfügen und bei denen lediglich die gesetzlichen Vertreter per gesetzlicher Fiktion als fiktiv wirtschaftlich Berechtigte angesehen werden. Ein fiktiv wirtschaftlich Berechtigter ist beispielsweise der Geschäftsführer einer GmbH, an welcher keine natürliche Person unmittelbar oder mittelbar zu mehr als 25% der Kapitalanteile beteiligt ist.

Erweiterte Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten

Zukünftig ist auch darauf zu achten, dass hinsichtlich der wirtschaftlich Berechtigten sämtliche Staatsangehörigkeiten mitzuteilen sind. Das bislang bestehende Wahlrecht, lediglich eine von mehreren Staatsangehörigkeiten mitzuteilen, ist entfallen.

Eine Nachmeldung lediglich der noch nicht erfassten Staatsangehörigkeiten ist nicht geboten. Erforderlich wird die Nachmeldung der Staatsangehörigkeit erst, wenn aus einem anderen Grund die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten zu aktualisieren sind.

Hinweis: Vertreter von Trusts, Treugebern und vergleichbaren Rechtsgestaltungen gegenüber Stiftungen (insbesondere nicht rechtsfähige Stiftungen) sehen sich zudem in speziellen Fällen einer Erweiterung des Kreises der wirtschaftlich Berechtigten ausgesetzt.

Übergangsfristen

Das Gesetz sieht rechtsformabhängig Übergangsfristen für diejenigen Rechtseinheiten vor, die bislang von der Pflicht zur Mitteilung aufgrund der Mitteilungsfiktion ausgenommen waren. Im Einzelnen:

• AG, SE und KGaA bis zum 31.3.2022,
• GmbH, Genossenschaft, Europäische Genossenschaft und Partnerschaften bis zum 30.6.2022,
• alle sonstigen Einheiten bis zum 31.12.2022.

Hinweis: War man allerdings ohnehin bereits zur Mitteilung verpflichtet, weil beispielsweise die Voraussetzungen zur Inanspruchnahme der Mitteilungsfiktion im Einzelfall nicht vorlagen, muss die Mitteilung unverzüglich nachgeholt werden.

Erweiterung der Mitteilungspflichten für ausländische Unternehmen

Die Mitteilungspflichten ausländischer Vereinigungen beim Erwerb von in Deutschland gelegenen Immobilien wurden ebenfalls ausgedehnt. Bislang mussten ausländische Vereinigungen ihre wirtschaftlich Berechtigten nur bei einem Direkterwerb inländischer Immobilien an das deutsche Transparenzregister melden. Von nun an ist eine ausländische Vereinigung dann meldepflichtig, wenn sie beabsichtigt, Anteile an einer Gesellschaft mit inländischem Grundeigentum im Rahmen eines Share Deals zu erwerben.

Hinweis: Die Nichtbefolgung der Meldepflicht führt vor einem deutschen Notar zu einem Beurkundungsverbot des Share Deals.

Sonderregelung für eingetragene Vereine

Erfreulich ist, dass die neue Fassung des Geldwäschegesetzes (GwG) für eingetragene Vereine die automatische Eintragung im Transparenzregister vorsieht. Eine Mitteilungspflicht von eingetragenen Vereinen entfällt somit grundsätzlich. Die automatische Eintragung erfolgt jedoch erstmals zum 1.1.2023. Im Falle der automatischen Eintragung sind eingetragene Vereine zudem von der Gebührenpflicht per Gesetz befreit.

Hinweis: Die automatische Eintragung der wirtschaftlich Berechtigten aus dem Vereinsregister in das Transparenzregister erfolgt allerdings insbesondere in den Fällen nicht, in denen ein eingetragener Verein bereits eine aktive Mitteilung von wirtschaftlich Berechtigten an das Transparenzregister veranlasst hatte. In diesen Fällen besteht die unverzügliche Mitteilungspflicht für eingetragene Vereine fort.

Sanktionierung und Bußgelder

Für Ordnungswidrigkeiten mittels eines leichtfertigen Verstoßes gegen die Mitteilungspflichten ist ein Bußgeldrahmen von bis zu 100.000 € vorgesehen; geschieht dies vorsätzlich, steigt der Betrag auf 150.000 €. Für schwerwiegende, wiederholte oder systematische Verstöße erhöht sich der Bußgeldrahmen auf bis zu eine Million € oder bis zum Zweifachen des aus dem Verstoß gezogenen wirtschaftlichen Vorteils. Der wirtschaftliche Vorteil umfasst dabei erzielte Gewinne und vermiedene Verluste und kann vom Bundesverwaltungsamt (BVA) geschätzt werden. Zusätzlich werden Verstöße auf den Internetseiten des BVA im Rahmen des sog. „naming and shaming“ veröffentlicht.

Empfehlung: Vor dem Hintergrund der tiefgreifenden Neuregelungen sollte nicht nur der aktuelle Handlungsbedarf festgestellt werden. Wir empfehlen, darüber hinaus einen laufenden Prozess einzurichten, um sicher zu stellen, dass zukünftig sämtliche mitteilungspflichtigen Daten fristgerecht und vollständig bereitgestellt werden. Zusätzlich sollte auch die bisherige Einhaltung der Mitteilungspflichten kritisch analysiert und das Erfordernis etwaiger Berichtigungsmitteilungen festgestellt werden.