Neues BMF-Schreiben zur Aufzeichnungs- und Kassenpflicht
Vorgaben des § 146a AO
§ 146a AO regelt insbesondere die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme. Sinn und Zweck der Norm ist es, die Gefahr einer Manipulation von elektronischen Aufzeichnungssystemen zu verringern. Ab dem 1.1.2020 hat daher grundsätzlich jeder Steuerpflichtige, der mittels eines solchen elektronischen Aufzeichnungssystems Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge erfasst, ein System zu verwenden, das jeden aufzeichnungspflichtigen Sachverhalt einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnet. Sämtliche elektronische Aufzeichnungssysteme und digitalen Aufzeichnungen müssen dabei mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (sog. TSE) vor Manipulationen geschützt sein. Die TSE muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehen und durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (kurz: BSI) zertifiziert sein. Darüber hinaus sieht § 146a AO grundsätzlich auch eine Belegausgabepflicht und eine Mitteilungspflicht des Steuerpflichtigen vor.
Anwendungserlass zu § 146a AO
Das Schreiben beinhaltet insbesondere allgemeine Begriffsdefinitionen, den sachlichen und zeitlichen Anwendungsbereich, die Anforderungen an die TSE, Erläuterungen der Belegausgabepflicht und der Mitteilungspflicht des Steuerpflichtigen sowie Aussagen über die Rechtsfolgen eines Verstoßes gegen § 146a AO. Besonders wichtig sind die nachfolgenden Aspekte:
(1) Definition des elektronischen Aufzeichnungssystems:
Zu den elektronischen Aufzeichnungssystemen, die über ein TSE verfügen müssen, gehören insbesondere elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen i.S. des § 1 KassenSichV sowie tabletbasierte Kassensysteme oder Softwarelösungen.
(2) Belegausgabepflicht: Der Steuerpflichtige muss seinen Kunden in unmittelbarem zeitlichen Zusammenhang mit einem Geschäftsvorfall einen Beleg i.S. des § 6 KassenSichV in elektronischer oder Papierform zur Verfügung stellen. Anforderungen an den Beleg und die Belegausgabe wurden nun präzisiert.
(3) Mitteilungspflicht ab 1.1.2020: Jeder Steuerpflichtige, der elektronische Aufzeichnungssysteme verwendet, muss diese innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme mittels eines amtlichen Vordrucks an sein zuständiges Finanzamt melden. Die Meldung für alle vor dem 1.1.2020 erworbenen Kassen hat somit zwingend zum 31.1.2020 zu erfolgen.
(4) Rechtsfolgen: Zwar kann die Befolgung des § 146a AO nicht durch Verwaltungsakt oder Zwangsmaßnahmen erzwungen werden, die Nichtbeachtung der Belegausgabepflicht und der Mitteilungspflicht kann jedoch Sanktionen nach sich ziehen.
Ausblick
Für die Umrüstung der über zwei Millionen betroffenen Kassensysteme in Deutschland bleiben nun noch etwas mehr als zwei Monate Zeit. Derzeit gibt es jedoch noch kein vom BSI zertifiziertes Kassensystem auf dem Markt. Sollte in den nächsten Monaten noch ein zertifiziertes System auf den Markt kommen, ist mit extremen Lieferengpässen zu rechnen. Es ist also mehr als fraglich, ob die Umrüstungen rechtzeitig erfolgen können. Um den Steuerpflichtigen nicht für eine nicht in seiner Hand liegende Situation verantwortlich zu machen, ist daher zu hoffen, dass das BMF reagiert und die Frist zur Umrüstung verlängert.