(Nicht-)Verfallbarkeit von Urlaubsansprüchen

Alte Rechtslage

Vor den neueren Entscheidungen des EuGH zum gesetzlichen Mindesturlaub galt Folgendes: Der gesetzliche Mindesturlaub musste grundsätzlich im laufenden Urlaubsjahr beantragt und genommen werden, ansonsten verfiel er ersatzlos. In Ausnahmefällen kam eine Übertragung bis zum 31.3. des Folgejahres in Betracht (z.B. wenn der Urlaub aus betrieblichen Gründen nicht gewährt werden konnte). Spätestens zum Ablauf dieses Übertragungszeitraums verfiel nicht genommener Urlaub. Beantragte der Arbeitnehmer seinen Urlaub also erst gar nicht, so ging das zu seinen Lasten und der Urlaub verfiel.

Neue Rechtslage gem. EuGH und Klärungen durch das BAG

Der EuGH hat entschieden, dass der gesetzliche Mindesturlaub und die entsprechende Urlaubsvergütung nicht automatisch verfallen (z.B. zum Ende des Urlaubsjahrs), auch wenn ein Arbeitnehmer den Urlaub nicht rechtzeitig beantragt (vgl. EuGH, Urteil vom 6.11.2018, C-684/16 [Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften] „Shimizu“; Urteil vom 29.11.2017, C-214/16 „King“).

Unklar war nach der EuGH-Rechtsprechung noch, wann und unter welchen Voraussetzungen der Urlaub doch verfällt. Zu dieser Frage hat das BAG entschieden (vgl. z.B. Urteile v. 19.2.2019 – 9 AZR 423/16 und 9 AZR 541/15): Der Arbeitgeber muss seine Arbeitnehmer in die Lage versetzen, ihren Urlaubsanspruch wahrzunehmen. Nimmt ein Arbeitnehmer den Urlaub danach aus freien Stücken trotzdem nicht, dann verfällt er.

Das setzt aber voraus, dass der Arbeitgeber seinen Mitwirkungsobliegenheiten bei der Verwirklichung des Urlaubsanspruchs genügt. Der Arbeitgeber muss seine Arbeitnehmer dafür rechtzeitig auffordern,

• ihren konkreten Urlaub zu nehmen,
• und ihnen klar und rechtzeitig mitteilen (nachweislich, erforderlichenfalls auch förmlich), dass der Urlaub mit Ablauf des Kalenderjahres oder Übertragungszeitraums verfällt, wenn der Arbeitnehmer ihn für das laufende Urlaubsjahr nicht rechtzeitig beantragt.

Nimmt der Arbeitnehmer den Urlaub dann trotzdem aus freien Stücken nicht, verfällt der Urlaub und ist bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht abzugelten. „Aus freien Stücken“ heißt in diesem Zusammenhang, dass der Arbeitnehmer ihn freiwillig nicht nimmt, ohne vom Arbeitgeber daran gehindert zu werden. Vom Arbeitgeber ausgehende Hinderungsgründe sind z.B., wenn der Arbeitgeber den bezahlten Mindesturlaub generell verweigert (z.B. bei Scheinselbstständigen mit dem Argument, Selbstständige haben keinen Urlaubsanspruch) oder der Arbeitgeber Urlaubsanträge immer ablehnt.

Kann der Arbeitnehmer den Urlaub wegen andauernder Krankheit nicht nehmen, gilt die Sonderregelung, dass der Urlaub bis zu 15 Monate nach Beendigung des Urlaubsjahres übertragbar sein kann. Danach verfällt der Urlaub auch in diesem Fall.

Empfehlung: Arbeitgeber sollten darauf achten, dass die Jahresurlaubsplanung ihrer Mitarbeiter frühzeitig zu Beginn eines Kalenderjahres erfolgt. Sie sollten rechtzeitig vor Ende des Kalenderjahres prüfen, ob die Mitarbeiter ihren Urlaub vollständig beantragt haben. Ansonsten sind diese Mitarbeiter im Einzelnen unter Hinweis auf die konkreten Verfallfristen dazu anzuhalten, ihre verbleibenden konkreten Urlaubstage für das laufende Urlaubsjahr zu beantragen. Dies muss im Zweifel nachweisbar sein. Wenn die Arbeitsvertragsparteien nichts anderes geregelt haben, gilt das auch für über den gesetzlichen Mindesturlaub hinaus gewährten Urlaub.