Lohn- und Umsatzsteuer bei Betriebsveranstaltungen

Lohnsteuerliche Behandlung

Voraussetzungen der steuerlichen Anerkennung als Betriebsveranstaltung 

Um in den Genuss der lohnsteuerlichen Vorteile für Betriebsveranstaltungen zu kommen, ist es erforderlich, dass an der Veranstaltung zu mehr als der Hälfte Betriebsangehörige und deren Begleitpersonen teilnehmen. Bei der Berechnung der Quote werden auch Arbeitnehmer anderer Konzernunternehmen sowie ggf. Leiharbeitnehmer berücksichtigt. 

Zudem muss die Teilnahme allen Betriebsangehörigen offenstehen. Bezieht sich die Veranstaltung nur auf eine bestimmte Organisationseinheit, muss die Teilnahme allen Mitarbeitern dieser Organisationseinheit ermöglicht werden. Dabei ist es unerheblich, ob die Veranstaltung durch den Arbeitgeber oder den Betriebsrat organisiert wird. 

Hinweis: Sie können auch im digitalen Rahmen stattfinden (z.B. per Online-Meeting, in dessen Rahmen zuvor an die Arbeitnehmer geschickte Lebensmittel verzehrt werden).

Veranstaltungen mit dem Ziel, bestimmte Arbeitnehmer für besondere Leistungen zu belohnen, wie z.B. eine Abendveranstaltung für die 10 umsatzstärksten Mitarbeiter, zählen hingegen nicht zu den Betriebsveranstaltungen. Zuwendungen an Arbeitnehmer auf Veranstaltungen, welche die Kriterien einer Betriebsveranstaltung nicht erfüllen, sind nach den allgemeinen lohnsteuerlichen Grundsätzen zu behandeln. 

Lohnsteuerlicher Freibetrag sowie Pauschalversteuerung

Betriebsveranstaltungen können bis zu zwei Mal im Jahr vollständig steuerfrei durchgeführt werden, wenn die Kosten den Freibetrag von 110 € pro Person und Veranstaltung inkl. Umsatzsteuer nicht überschreiten.

Bei der Ermittlung der Gesamtkosten sind sämtliche Kosten, die unmittelbar die Veranstaltung betreffen, zu berücksichtigen. Dazu gehören insbesondere:

• Speisen, Getränke, Süßigkeiten und Tabakwaren
• Übernahme von Übernachtungs- und Fahrtkosten
• musikalische Unterhaltung und künstlerische Darbietungen
• Eintrittskarten für Museen, Sportstätten, Sehenswürdigkeiten etc., die als Programmbestandteil der Betriebsveranstaltung besucht werden
• Aufwendungen für den äußeren Rahmen: Raumkosten, Beleuchtung und Eventmanagement

Die Gesamtkosten müssen durch die Anzahl der teilnehmenden Personen geteilt werden, um die Einhaltung des Freibetrags von 110 € feststellen zu können. Der auf die Begleitperson entfallende Anteil der Zuwendung ist dem jeweiligen Arbeitnehmer zuzurechnen, d.h. für Begleitpersonen kann kein zusätzlicher Freibetrag von 110 € in Anspruch genommen werden. 

Zudem ist es unerheblich, wie viele Personen für die Betriebsveranstaltung angemeldet waren. Für die Berechnung der Kosten pro Person ist allein die tatsächliche Teilnehmerzahl entscheidend. Kosten, die durch die kurzfristige Nichtteilnahme angemeldeter Personen entstehen (sog. „No-Show-Kosten“), sind Bestandteil der Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung, die auf die teilnehmenden Arbeitnehmer verteilt werden.

Wird der Freibetrag überschritten, kann der Arbeitgeber die Lohnsteuer auf den übersteigenden Betrag pauschal i.H. von 25% (zzgl. 5,5% SolZ sowie ggf. pauschaler Kirchensteuer) ermitteln. Die pauschalversteuerten Gehaltsbestandteile sind in der Sozialversicherung beitragsfrei. 

Der Freibetrag von 110 € gilt für jede Betriebsveranstaltung gesondert, d.h. er kann nicht verdoppelt werden, wenn der Arbeitgeber nur eine einzige Betriebsveranstaltung im Jahr durchführt. Werden mehr als zwei Betriebsveranstaltungen im Jahr durchgeführt, kann der Arbeitgeber entscheiden, auf welche zwei Veranstaltungen er die zur Verfügung stehenden Freibeträge anwendet. 

Umsatzsteuerliche Freigrenze

Ob eine Betriebsveranstaltung vorliegt und wie die Kosten, die auf den einzelnen Arbeitnehmer entfallen, zu berechnen sind, richtet sich für Zwecke der Umsatzsteuer nach den zuvor genannten lohnsteuerrechtlichen Grundsätzen.

Die Wirkungsweise des Betrags von 110 € ist umsatzsteuerlich jedoch anders als bei der Lohnsteuer. Bei der Umsatzsteuer hat der Betrag den Charakter einer „Freigrenze“: Sofern der Betrag je Arbeitnehmer und Betriebsveranstaltung 110 € einschließlich Umsatzsteuer nicht überschreitet, wird ein überwiegend betriebliches Interesse des Arbeitgebers an der Zuwendung unterstellt. Die Zuwendung unterliegt daher nicht der Umsatzsteuer. Der Vorsteuerabzug der Aufwendungen für die Betriebsveranstaltung richtet sich nach der Gesamttätigkeit des Unternehmers.

Empfehlung: Lohnsteuerlich ist auf formale Kriterien insbesondere hinsichtlich der teilnehmenden Personen zu achten. In umsatzsteuerlicher Perspektive gilt es zu beachten, dass bei einer Überschreitung des Betrags von 110 € für den gesamten Betrag eine Mitveranlassung durch die Privatsphäre des Arbeitnehmers unterstellt wird. Das hat zur Folge, dass aus den Eingangsleistungen für die Betriebsveranstaltung kein Vorsteuerabzug möglich ist. Als Konsequenz hieraus unterbleibt eine Umsatzversteuerung der Zuwendung.